Algemeen

We weten dat uw privacy erg belangrijk voor u is en we nemen dit dan ook ernstig. Ifor Williams Trailers Ltd (IWT) handelt als verwerkingsverantwoordelijke. Deze privacyverklaring beschrijft het beleid en de praktijken betreffende de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens en zet ook uw privacyrechten uiteen.

We erkennen dat informatieprivacy een permanente verantwoordelijkheid is. Daarom zullen we deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken, als we nieuwe praktijken op het gebied van persoonsgegevens invoeren of nieuwe privacyrichtlijnen aannemen. Telkens als u deze website bezoekt, gaat u ermee akkoord dat de privacyverklaring van dat moment op alle gegevens die wij over u in ons bezit hebben van toepassing is.

Ons beleid over de omgang met persoonlijke informatie en onze procedures zijn ontwikkeld in lijn met de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Om uw persoonsgegevens te verwerken, hebben we een wettelijke grondslag nodig. In dit beleid wordt uitgelegd wat onze wettelijke grondslag is met betrekking tot elk doel waarvoor we uw persoonlijke informatie bewaren en gebruiken. Over het algemeen mogen wij uw persoonsgegevens verwerken als dat nodig is in verband met een contract tussen ons (zoals een contract om onze producten of diensten te leveren), als wij dit moeten doen om onze wettelijke verplichtingen na te komen of als we hier een rechtmatig belang bij hebben (waarbij we echter steeds zullen nagaan of uw recht op privacy zwaarder weegt dan ons belang).

Welke informatie verzamelen en verwerken wij?

Door middel van cookies en andere, verwante technologieën verzamelen wij informatie om u te onderscheiden van de andere gebruikers van onze website. Deze technologieën maken uw online ervaring een stuk aangenamer, doordat u niet telkens opnieuw dezelfde informatie moet invoeren. Ze stellen ons ook in staat om verbeteringen aan onze website aan te brengen. Voor meer informatie over hoe en waarom we cookies gebruiken, verwijzen we naar ons cookiebeleid.

Als u onze website bezoekt, kan het zijn dat we de volgende informatie verzamelen:

• Welke pagina’s u bekijkt en welke links u aanklikt
• Uw IP-adres en algemene locatie
• Details over de hardware en software die u gebruikt om de website te bezoeken
• Identificatie van het toestel dat u gebruikt (cookie of IP-adres) voor fraudepreventie
• Details van uw bezoeken aan onze website en de bronnen die u raadpleegt, met inbegrip van maar niet beperkt tot verkeersgegevens, locatiegegevens, weblogs en andere communicatiegegevens

We verzamelen en verwerken persoonsgegevens over u wanneer u met ons in contact treedt, producten en diensten van ons koopt, een oplegger bij ons registreert of bij ons solliciteert. We verwerken o.a. de volgende persoonsgegevens:

• Uw naam
• Uw woon- of werkadres, e-mailadres en/of telefoonnummer
• Opnames van uw telefoongesprekken met onze klantendienst
• Uw betalings- en leveringsgegevens, waaronder facturatie- en leveringsadressen en gegevens over krediet-/debetkaarten waarmee u aankopen bij ons doet
• Bewakingsbeelden van u wanneer u zich op de bedrijfsterreinen van Ifor Williams Trailers Ltd bevindt
• En/of andere informatie die u verstrekt

Over sollicitanten kunnen we, bovenop het bovenstaande en tenzij we u tijdens het aanwervingsproces anders informeren, ook nog de volgende persoonsgegevens verzamelen:

• Uw nationaliteit en nationaal verzekeringsnummer (indien u ons dit bezorgt)
• Uw opleidingen en vorige tewerkstellingen
• Andere informatie in uw cv of overige documenten, of informatie die u ons geeft
• Informatie uit het selectieproces
• Referenties van uw vorige werkgevers over uw werkprestaties
• Medische en financiële informatie (indien u ons dit bezorgt)
• Informatie om uw identiteit en recht om te werken te bevestigen, zoals een kopie van uw identiteitskaart en/of rijbewijs
• Informatie over niet-uitgezeten strafrechtelijke veroordelingen

Wij ontvangen deze informatie rechtsreeks van u, ons eigen personeel alsook van derden zoals rekruteringsbureaus, bedrijven die de achtergrond van individuen controleren of voormalige werkgevers. We kunnen deze informatie ook op basis van uw openbare online profielen achterhalen.

Hoe we deze informatie gebruiken en de wettelijke grondslag voor dit gebruik

Levering van onze producten en verlening van onze diensten

Wij hebben uw persoonsgegevens nodig om contracten met u af te sluiten en deze ook uit te voeren, bijvoorbeeld wanneer u een klant wordt. In deze context is het noodzakelijk dat we uw informatie gebruiken, zodat we:

• U kunnen informeren over de producten en diensten
• Contact met u kunnen opnemen voor verkoopgerelateerde vragen en transacties
• Onze verplichtingen voortvloeiend uit de contracten die we met u hebben, kunnen vervullen
• Uw identiteit kunnen verifiëren
• Eventuele klachten van uw kant kunnen afhandelen
• Contact met u kunnen opnemen over veranderingen in onze producten, diensten of organisatie die we doorvoeren
• Onze website kunnen beheren, waaronder ook problemen oplossen, statistieken analyseren, onderzoek en tests uitvoeren en de website veilig houden

Als u informeert naar of zich kandidaat stelt voor een vacature hebben wij uw persoonsgegevens nodig als deel van het aanwervingsproces om ons een oordeel te vormen over uw geschiktheid voor een bepaalde rol.

U informeren over producten en diensten die interessant voor u kunnen zijn

We kunnen uw informatie gebruiken om te kijken welke evenementen en producten of diensten interessant voor u kunnen zijn en om u erover te informeren. We doen dit alleen als u ons hebt meegedeeld dat u graag marketingcommunicatie wenst te ontvangen.

Als we contact met u opnemen voor marktonderzoek, bent u niet verplicht om deel te nemen. Als u ons meedeelt dat u geen communicatie rond marktonderzoek wenst te ontvangen, zullen wij dit respecteren.

De keuze om al dan niet marketingcommunicatie of berichten over marktonderzoek te ontvangen, is geheel aan u. U kunt ervoor kiezen om beide te ontvangen, geen enkele, of een ervan. Uw keuze heeft geen invloed op producten of diensten die u van ons hebt gekocht, noch op offertes voor producten of diensten die u in de toekomst koopt.

U kunt uw voorkeuren bijwerken door middel van de links in onze e-mails, of door via onze website contact met ons op te nemen.

U informeren over producten of diensten vergelijkbaar met die welke u al hebt gekocht

Als u al contact met ons hebt opgenomen over de aankoop van specifieke producten of diensten, kan het zijn dat wij u informatie over soortgelijke producten en diensten bezorgen.

We zullen enkel via e-mail of sms contact met u opnemen en u kunt er te allen tijde voor kiezen om deze berichten niet langer te ontvangen. Volg gewoon de instructies in de boodschap of neem via onze website contact met ons op.

Onze organisatie verbeteren

We willen steeds de best mogelijke diensten, evenementen en ervaring bieden. Soms betekent dit dat we uw informatie gebruiken om beter te worden in wat we doen of in hoe we het doen.

In deze context gebruiken we enkel uw informatie wanneer dat nodig is, zodat we:

• Onze bestaande diensten kunnen evalueren en verbeteren en nieuwe diensten kunnen ontwikkelen
• De prestaties van onze systemen, processen en werknemers (inclusief opleidingen) kunnen evalueren en verbeteren
• Onze website kunnen verbeteren om te garanderen dat de inhoud op de meest efficiënte manier voor u en uw computer wordt weergegeven
• De doeltreffendheid van de reclame die we aan u en anderen tonen kunnen meten en begrijpen, en zodat we u relevante reclame kunnen aanbieden

Contact met u opnemen

We willen met u in contact blijven. Soms moeten we uw persoonsgegevens gebruiken om te antwoorden op uw vragen of om u van belangrijke veranderingen op de hoogte te brengen. In dit opzicht zullen we uw informatie alleen gebruiken wanneer dat nodig is, zodat we:

• Kunnen reageren en antwoorden op berichten die u ons stuurt, ook wanneer u via het deel ‘Contact’ contact met ons opneemt, en op posts op sociale media waar u ons in tagt
• U van belangrijke veranderingen in onze activiteiten of ons beleid op de hoogte kunnen brengen

Uw identiteit verifiëren

Het kan zijn dat we uw persoonsgegevens gebruiken om onze wettelijke verplichtingen na te komen of om fraude, witwaspraktijken en andere misdaden op te sporen en te voorkomen.

U en anderen beschermen

We kunnen uw informatie gebruiken als dat nodig is om uw belangen of de belangen van anderen te beschermen. Dit kan gebeuren in het geval van criminele feiten zoals identiteitsdiefstal, piraterij of fraude.

We hebben alle hierboven vermelde gegevenscategorieën nodig zodat we:

• Diensten aan u kunnen verlenen;
• Aan de wettelijke verplichtingen kunnen voldoen; en
• Onze eigen rechtmatige belangen of die van derden kunnen nastreven (op voorwaarde dat uw belangen en fundamentele rechten niet zwaarder wegen dan die belangen).

In de onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van de situaties waarin we uw persoonsgegevens verwerken en wordt ook aangegeven voor welke doel(en) we uw persoonsgegevens (zullen) verwerken.

Wijziging van het doel

We gebruiken uw persoonsgegevens enkel voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld, tenzij we redelijkerwijs van oordeel zijn dat we ze voor een andere reden moeten gebruiken en als die reden bij het oorspronkelijke doel aansluit. Als we uw persoonlijke informatie moeten gebruiken voor een doeleinde dat geen verband houdt met het oorspronkelijke doel, zullen we u hiervan op de hoogte brengen en de wettelijke grondslag die ons hiertoe machtigt, toelichten.

Let er echter op dat we conform de bovenstaande regels uw persoonsgegevens kunnen verwerken zonder dat u dit weet of hier toestemming voor hebt gegeven, indien dit vereist of toegestaan is door de wet.

Delen van uw persoonsgegevens

Het kan zijn dat we uw persoonsgegevens delen met derden, met inbegrip van onze professionele adviseurs zoals onze externe juridische en financiële raadgevers en onze distributeurs.

We kunnen uw gegevens met bepaalde derden delen. Zo kan het zijn dat wij uw informatie doorgeven aan:

• ‘OGL Computer Services Group’, voor ondersteuning en onderhoud van onze computersystemen en de daaraan gekoppelde infrastructuur
• ‘Check Group’, voor ondersteuning van onze telefoon- en videobewakingssystemen
• Aanbieders van internethosting, om de websites, de daaraan gekoppelde infrastructuur, diensten en toepassingen te hosten, ‘Heart Internet’, ‘OVH’ & ‘Pweb Solutions’
• ‘The Access Group’, om de boekhouding, activiteiten, loonadministratie en betalingen van onze werknemers te beheren
• ‘123 Insight’ voor ondersteuning van onze ERP-systemen

In bepaalde buitengewone omstandigheden kunnen we uw informatie aan derden bekendmaken. Dit gebeurt wanneer wij menen dat die bekendmaking:

• Wettelijk vereist of nodig is om gerechtelijke procedures, gerechtelijke bevelen of wettelijke of regelgevende procedures na te leven
• Noodzakelijk is om de veiligheid van onze werknemers, onze eigendommen of de gemeenschap te beschermen
• Noodzakelijk is voor het voorkomen of opsporen van misdaden, met inbegrip van het uitwisselen van informatie met andere bedrijven of organisaties om bescherming te bieden tegen fraude of het kredietrisico te beperken
• Aangewezen is in de context van een fusie, bedrijfs- of activaverkoop en in dit geval zullen we uw informatie met de potentiële verkoper of koper delen

We verplichten alle derden ertoe om de veiligheid van uw persoonsgegevens te respecteren en om er conform de wet mee om te gaan. We staan externe dienstverleners dan ook niet toe om uw persoonsgegevens voor hun eigen doelen te gebruiken en we laten hen uw persoonsgegevens enkel voor welbepaalde doeleinden en in overeenstemming met onze instructies verwerken.

Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

We houden uw persoonsgegevens niet langer dan nodig in ons bezit en we bewaren enkel de persoonsgegevens die nodig zijn in verband met het doel. Soms zijn wij ook wettelijk verplicht om bepaalde informatie te bewaren zolang dat redelijkerwijs nodig is om aan de reglementaire vereisten te voldoen, geschillen op te lossen, fraude te voorkomen of onze voorwaarden af te dwingen.

Als u een geregistreerde eigenaar bent (geweest) van een product van Ifor Williams Trailers Ltd bewaren wij uw contactinformatie voor onbepaalde duur om wetshandhavingsinstanties en The Equipment Register (TER) https://www.ter-europe.org/te helpen met het voorkomen van diefstal van opleggers en het opsporen van gestolen opleggers en ze terug aan de geregistreerde eigenaars te bezorgen.

Voor sollicitanten bewaren we de persoonsgegevens in verband met hun sollicitatie (met inbegrip van opgenomen gesprekken) voor onbepaalde duur, of zo lang als we menen dat dit in het belang van de sollicitant of in ons belang is.

Waar bewaren wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden bewaard op onze eigen veilige servers en in veilige archiefsystemen, en worden niet doorgestuurd of opgeslagen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

We verbinden ons ertoe om te garanderen dat uw informatie veilig is. Om onbevoegde toegang of bekendmaking te voorkomen, hebben we fysieke, elektronische en bestuurlijke procedures ter beveiliging en bescherming van de door ons verzamelde informatie geïmplementeerd.

We proberen te garanderen dat alle informatie die u ons verstrekt, veilig via de website wordt doorgestuurd. Helaas is de informatieoverdracht via het internet niet 100 % veilig. Hoewel wij er alles aan doen om uw persoonsgegevens te beschermen, kunnen we de veiligheid van de gegevens die u via de website verstrekt, niet garanderen. Iedere overdracht gebeurt op uw eigen risico. Eens we uw informatie hebben ontvangen, gebruiken we strikte procedures en veiligheidsmechanismen om onbevoegde toegang te voorkomen.

Alle informatie die u ons verstrekt wordt op onze/externe veilige servers bewaard.

Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

U hebt het recht om geïnformeerd te worden.

We zijn wettelijk verplicht om u van bondige, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke informatie te voorzien over uw persoonsgegevens en over hoe wij die gebruiken. Net daarom hebben wij dit beleid opgesteld. Als u echter vragen hebt of meer specifieke informatie wenst, kunt u contact met ons opnemen via het deel ‘Contact’ op de website.

U hebt het recht om uw persoonsgegevens te raadplegen

U hebt het recht om ons te vragen om te bevestigen of we uw persoonsgegevens al dan niet bewaren. Als dat het geval is, hebt u het recht om een kopie van uw gegevens te ontvangen en om over het volgende geïnformeerd te worden:

• Waarom wij uw gegevens gebruiken
• Welke gegevenscategorieën we gebruiken
• Met wie we de gegevens hebben gedeeld
• Hoelang we van plan zijn om uw gegevens te bewaren

Om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen, moeten we uw identiteit verifiëren voordat we u een kopie van uw gegevens bezorgen.

De eerste kopie van uw gegevens die u aanvraagt wordt kosteloos bezorgd. Als u om nog meer kopieën vraagt, kunnen we een administratieve vergoeding aanrekenen om onze kosten te dekken.

U hebt het recht om foutieve of onvolledige persoonsgegevens te corrigeren.

Als u een kopie van uw gegevens aanvraagt, kan het zijn dat u fouten opmerkt of dat bepaalde delen onvolledig zijn. In dat geval kunt u contact met ons opnemen zodat we de fouten in onze dossiers kunnen rechtzetten.

U hebt het recht om vergeten te worden

Op een bepaald moment kan het zijn dat wij uw persoonsgegevens niet langer hoeven te bewaren. Dat kan gebeuren als:

• De informatie niet langer nodig is voor het oorspronkelijke doel van de gegevensverzameling
• U uw toestemming voor het gebruik van uw gegevens intrekt (en we geen andere wettelijke reden hebben om die te blijven gebruiken)
• U bezwaar aantekent tegen het gebruik van uw gegevens en we geen dwingende reden hebben om ze te blijven gebruiken
• Wij uw informatie onrechtmatig hebben gebruikt
• Wij wettelijk worden verplicht om uw informatie te wissen

In deze situaties hebt u het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen. Als u meent dat een van deze situaties op u van toepassing is, neem dan via onze website contact met ons op.

U hebt het recht om een kopie van uw gegevens in een compatibel formaat naar u of derden te laten doorsturen

U hebt het recht om een kopie van uw persoonsgegevens voor persoonlijke doeleinden te ontvangen. Dit recht wordt gegevensportabiliteit genoemd. Hiermee kunt u uw persoonsgegevens gemakkelijker en op een veilige manier van het ene naar het andere IT-systeem verplaatsen, kopiëren of overdragen.

Als u wilt dat wij een kopie van uw gegevens in een gebruikelijk en machineleesbaar formaat naar uzelf of een andere organisatie doorsturen, neem dan contact met ons op. Dit is kosteloos.

U hebt het recht om bezwaar aan te tekenen tegen direct marketing

U kunt ons op elk moment laten weten dat wij uw gegevens niet langer voor direct marketing mogen gebruiken. Als u geen direct marketing van ons wilt ontvangen, kunt u contact met ons opnemen of gebruikmaken van de links in onze marketingcommunicaties. We zullen u dan geen direct marketing meer sturen.

U hebt het recht om bezwaar aan te tekenen tegen het gebruik van uw gegevens voor onze eigen rechtmatige belangen

Soms gebruiken we uw persoonlijke informatie om doelen te bereiken die zowel u als ons ten goede komen. Dit omvat o.a.:

• Wanneer wij u informeren over diensten, producten of evenementen die vergelijkbaar zijn met die welke u al hebt gebruikt, gekocht of bijgewoond
• Wanneer wij uw informatie gebruiken om ons bedrijf te verbeteren
• Wanneer we contact met u opnemen om van u te horen, met u te communiceren of u op de hoogte te brengen van de veranderingen die we doorvoeren

Onze bedoeling is om er steeds voor te zorgen dat uw rechten en informatie afdoend worden beschermd. Als u gelooft dat de manier waarop wij uw gegevens gebruiken niet is gerechtvaardigd door de impact op u of op uw rechten, hebt u het recht bezwaar aan te tekenen. Tenzij we een zwaarwegende reden hebben om hiermee verder te gaan, zijn we verplicht om het gebruik van uw persoonsgegevens voor deze doeleinden te staken.

Neem contact met ons op om uw recht om bezwaar aan te tekenen tegen het gebruik van uw gegevens voor de bovenstaande doeleinden, af te dwingen.

U hebt het recht om te beperken hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken

U hebt het recht om ons te vragen dat wij het gebruik uw persoonsgegevens staken als dat gebruik verder gaat dan gewoon een kopie van uw gegevens bijhouden. U kunt van uw recht gebruikmaken als:

• U ons hebt geïnformeerd dat uw persoonsgegevens foutief zijn en we dit nog niet hebben kunnen verifiëren
• U bezwaar hebt aangetekend tegen het gebruik van uw gegevens voor onze eigen rechtmatige belangen en wij uw bezwaar nog in overweging aan het nemen zijn
• Wij uw gegevens op een onrechtmatige manier hebben gebruikt, maar u niet wilt dat wij uw gegevens wissen
• Wij de gegevens niet langer hoeven te gebruiken, maar u die nodig hebt voor een rechtsvordering

Neem contact met ons op als u meent dat een van deze situaties van toepassing is.

U hebt rechten in verband met geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Iedere vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die wij ondernemen, is enkel om de informatie die we u verstrekken optimaal aan uw behoeften aan te passen. We zullen geautomatiseerde gegevensverwerking of profilering niet gebruiken om beslissingen te nemen die juridische gevolgen voor u meebrengen of op een andere manier een wezenlijke invloed op u hebben. U hoeft zich ook niet aan dergelijke beslissingen te onderwerpen. Neem contact met ons op als u vragen of opmerkingen over dit recht hebt.

Contact

Hebt u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens door Ifor Williams Trailers Ltd? Of wenst u uw rechten af te dwingen? Neem dan contact op met onze functionaris voor gegevensbescherming op het volgende e-mailadres: dpo@iwt.co.uk.

Als u niet tevreden bent met ons antwoord, kunt u contact opnemen met de commissaris voor informatie: https://ico.org.uk/